Human error di lingkungan perkantoran merupakan penyebab dominan berbagai insiden administratif, kerugian operasional, hingga kecelakaan kecil yang sering dianggap remeh. Meski kantor bukan area berisiko tinggi seperti pabrik atau lapangan operasional, tingkat kesalahan manusia tetap tinggi karena sebagian besar pekerjaan sangat bergantung pada konsentrasi, ketelitian, dan interaksi antarpegawai. Kesalahan bisa muncul dalam bentuk salah memasukkan data, mengirim dokumen yang keliru, lupa menyimpan file penting, salah menekan tombol pada perangkat elektronik, hingga kejadian fisik seperti tersandung kabel atau terjepit laci. Kesalahan kecil yang berulang dapat menimbulkan dampak besar terhadap kualitas kerja dan produktivitas tim.
Penyebab human error di kantor pada dasarnya berkaitan dengan kondisi kognitif dan emosional pekerja. Fokus kerja dapat menurun akibat kelelahan, beban pekerjaan yang menumpuk, kurang tidur, tuntutan deadline, ataupun pekerjaan yang monoton. Dalam keadaan ini, otak cenderung memproses informasi lebih lambat sehingga detail-detail penting mudah dilewatkan. Di sisi lain, tekanan psikologis seperti stres, kecemasan, dan masalah pribadi yang terbawa ke tempat kerja juga sangat berpengaruh terhadap kualitas pengambilan keputusan. Ketika kondisi mental tidak stabil, potensi untuk melakukan kesalahan meningkat signifikan.
Faktor lingkungan kerja turut memperbesar peluang terjadinya human error. Meja kerja yang berantakan, pencahayaan ruangan yang kurang, kebisingan dari sekitar, serta peralatan yang sudah tidak berfungsi optimal dapat mengganggu ritme dan fokus kerja pegawai. Banyak insiden seperti salah meletakkan dokumen penting, terpeleset karena lantai basah, atau tersandung kabel komputer terjadi karena lingkungan kerja tidak tertata dengan baik. Selain itu, sistem penyimpanan data atau aplikasi yang rumit tanpa pelatihan cukup dapat membuat pegawai melakukan klik yang salah atau kehilangan file.
Kebiasaan bekerja juga mempengaruhi besarnya risiko human error. Multitasking berlebihan, budaya kerja terburu-buru, atau kebiasaan menunda pekerjaan (procrastination) membuat pegawai harus bekerja mengejar waktu sehingga tidak sempat melakukan pengecekan ulang. Padahal, sebagian besar kesalahan administratif seperti salah ketik angka, kesalahan format laporan, atau salah kirim email dapat dihindari hanya dengan memastikan hasil pekerjaan diperiksa secara teliti sebelum dikirim. Rutinitas yang dilakukan berulang tanpa jeda juga membuat pekerja cepat jenuh sehingga tingkat kewaspadaan menurun.
Untuk mencegah human error di kantor, diperlukan pendekatan kombinasi antara pengelolaan diri dan perbaikan lingkungan kerja. Pegawai harus membiasakan diri bekerja dengan fokus, menghindari multitasking untuk pekerjaan kritikal, memberikan waktu istirahat singkat saat merasa lelah, serta selalu melakukan double-check sebelum mengirim, mencetak, atau menyimpan pekerjaan. Penggunaan to-do list, alarm pengingat, serta pengaturan file yang rapi—baik fisik maupun digital—akan membantu mengurangi risiko salah letak atau salah input. Manajemen juga perlu memberikan pelatihan rutin tentang penggunaan aplikasi atau alat kerja untuk memastikan seluruh pegawai mengoperasikannya dengan aman.
Akhirnya, budaya kerja yang aman dan produktif harus menjadi komitmen bersama antara pegawai dan manajemen. Komunikasi yang jelas antarpegawai, SOP yang mudah dipahami, penataan ruang kerja yang ergonomis, serta perhatian terhadap kesehatan mental karyawan merupakan fondasi penting dalam mencegah kesalahan kerja. Human error memang tidak bisa dihilangkan sepenuhnya, tetapi dapat diminimalkan secara signifikan dengan meningkatkan kesadaran, mengatur ritme kerja, dan membangun lingkungan kerja yang mendukung. Dengan menerapkan langkah-langkah tersebut, kualitas kerja meningkat, risiko insiden berkurang, dan kantor menjadi tempat kerja yang lebih aman serta profesional bagi semua orang.
